Prokrastination mit einfachen Strategien besiegen
Typisch für Prokrastination ist es, sich schnell etwas anderes zu suchen, das dringend erledigt werden muss. So wird man als Prokrastinator seine eigentliche Aufgabe oder das Vorhaben einfach aufschieben. Es gibt tausend Dinge, die einem Menschen, der unter Prokrastination leidet zu dem Zeitpunkt wichtiger und dringlicher erscheinen als das, was er eigentlich tun wollte oder sollte.
Hier erfährst Du, wie Du Zeitdiebe unter kontrolle bekommst und weniger prokrastinierst.
Prokrastination und Zeitdiebe
Ein schönes Beispiel ist das Lernen für Klausuren im Studium oder in der Schule. Schüler und Studenten wissen gleichermaßen, dass eine Klausur nur mit einer guten Note bestanden wird, wenn man etwas dafür tut. Im Klartext: Für eine Gute Note muss man lernen. Besonders in der Lernphase schlägt das Prokrastinieren hart ein. Eigentlich sollte man am Schreibtisch sitzen, beispielsweise um Mathematikaufgaben zu üben oder um für die anstehende Englischklausur zu büffeln. Stattdessen sitzt der Schüler an seinem Computer und zockt Mindcraft. Der Student ist im Putzwahn und wienert die WG-Küche. Bekannt ist, dass zur Prüfungszeit in WG-Küchen vom Boden essen kann (zu anderen Zeitpunkten im Semester sollte man das tunlichst unterlassen, besonders NACH der Prüfungsphase kann das gefährlich werden – dann prokrastiniert niemand mehr beim Lernen, sondern eher beim Putzen). Witzig ist, dass wir alle wissen, das wir lernen SOLLTEN, aber es nicht tun.
Häufig schlägt der Drang dem Prokrastinieren nachzugeben auch am Schreibtisch ein. Zu verlockend sind die ganzen Angebote, die uns durch die moderne Welt geboten werden. Aber es gibt Hoffnung! Ich habe die fünf krassesten Zeitdiebe identifiziert und gebe Tipps, wie man das Prokrastinieren stoppt und sich dann auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren kann.
Anti Prokrastination mit Hilfe digitaleR Zeitdiebe
Wir leben in einer so schnelllebigen Zeit, dass wir durch die gesamten Informationen und äußeren Ablenkungen manchmal einfach nicht dazu kommen, unsere Vorhaben einfach nicht umsetzen. Wenn das nur gelegentlich passiert, ist das kein Problem. Dann bauen wir in der Regel keine großen Barrieren auf und können unsere Aufgaben einfach später erledigen. Prokrastination, die sich im Verhalten eines Menschen derart verfestigt, dass sich der Prokrastinator immer häufiger und regelmäßig durch die vielfältigen Ablenkungen von seinen Vorhaben ablenken lässt, wird jedoch zu einem immer größer werdenden Problem. Über die Zeit baut sich ein Mensch der in einer Prokrastinationsspirale befindet so viele Barrieren auf, lässt also so viele Aufgaben und Vorhaben „liegen“, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr abbaubar sind. Eine typische Situation findet man im Büroalltag: Der Aktenstapel wird immer höher, so das es niemand mehr schaffen wird, alle angefallenen Akten zu bearbeiten.
Prokrastination durch Ablenkungen im Studium
Im Studium gibt es ein ähnliches Beispiel. Zum Anfang eines Semesters nimmt sich ein Student vor, beispielsweise sieben Klausuren zu schreiben. Ein relativ umfangreiches Vorhaben. Zu diesem Zeitpunkt kann man festhalten, dass einige dieser Klausuren vielleicht schon aus dem letzten Semester stammen und daher schon zu der beschriebenen Barriere gehören. Anfangs ist der Student noch guten Mutes, er ist sich sicher, alles zu schaffen. Mit diesem Gefühlt beginnt dann das Semester. Wenn nun jedoch wieder prokrastiniert wird, verschiebt der Student die Tätigkeiten, die für das Bestehen der Klausuren nötig wären, immer weiter vor sich her. Die Zuversicht, die Klausuren zu bestehen gerät ins wanken. Ein Gefühl von Mangel stellt sich ein. Es baut sich langsam Stress auf. Das Selbstwertgefühlt sinkt. Schlussendlich, im schlimmsten Fall, wird das Vorhaben auf die bestehende Situation angepasst und so werden aus sieben Klausuren lediglich eine.
Facebook ist der Horror für jeden potentiellen Prokrastinator. So viel Ablenkung wie auf Facebook findet man nur an sehr wenigen anderen Orten (im Internet). Einige davon führe ich weiter unten auf. Das spannende an Facebook ist, das man sich praktisch ohne Grenzen von Informationsfetzen zu Informationsfetzen hangeln kann. Eine wirklich wichtige Information findet man jedoch nur selten. Klar ist es auch schön zu wissen, was die alten Schulfreunde von vor 10 Jahren machen – Hilfe bei einer anstehenden Klausur oder einer anderen Arbeitsaufgabe wird man durch derartige Recherchen jedoch nicht bekommen. Also ist Facebook ganz klar ein Zeitdieb. Und aus meiner Sicher heraus einer der größten, wenn nicht DER größte. Das schwierige an Facebook ist, das der Mensch an sich ein Herdentier ist. Wir brauchen soziale Kontakte wie die Luft zum Atmen. Ohne Kontakte zu anderen Menschen geht es uns schlecht. Facebook bietet auf dieser Ebene (dummerweise) eine prima Spielwiese. Gleichzeitig besteht aber auch die Gefahr, sich zu sehr in die virtuelle Welt zu vertiefen und die reale Welt zu verdrängen. Besonders wenn es um Prokrastination geht, kann das wirklich gefährlich werden. Facebook ist immer nur einen Klick weit weg. Die Verlockung, „mal eben“ zu schauen, was die Kumpels so treiben und sich durch die letzten Urlaubsfotos der Freunde zu klicken ist extrem hoch – und kostet extrem viel Zeit. Diese Zeit sollten wir lieber in Dinge investieren, die uns unseren Zielen (beim Studenten z.B. die Klausur) bringen. Das soll natürlich kein Pamphlet gegen Facebook oder Social Media im Allgemeinen sein. Wichtig ist meiner Meinung nach jedoch, dass wir diese Medien dosiert und bewusst nutzen. Dazu gehört auch, sie einfach abzuschalten wenn wir merken, das wir sie nutzen um den Aufgaben, die wir eigentlich erledigen sollten aus dem Weg zu gehen.
Anti Prokrastination durch Facebookabstinenz
Das hört sich erst mal gut an! Ist aber in der praktischen Umsetzung gar nicht so einfach. Die Verlockung, das eine oder andere Mal das Facebook-Bookmark zu klicken ist all zu groß. Damit wir nicht weiter fleißig Facebook als Ablenkung von unseren eigentlichen Aufgaben nutzen, existieren verschiedene Möglichkeiten. Hier muss man ausprobieren, was für einen selbst am besten funktioniert. Manchmal reicht es eine mentale Barriere einzubauen (Trick zwei). Ein anderes Mal muss der Prokrastinator mit härteren Bandagen kämpfen und die Verbindungen zu Facebook für die geplante Arbeitszeit deaktivieren. Welche Tricks es gibt, habe ich in der folgenden Liste zusammengetragen.
Diese Maßnahmen helfen, Prokrastination auf Facebook zu stoppen
- Das Facebook-Bookmark löschen.
- Laut und deutlich im Kopf ein NEIN formulieren, sobald man die Facebookseite öffnet. Dann direkt das Browserfenster schließen.
- Den Facbook-Messanger vom Handy entfernen.
- Facebook generell vom Handy entfernen.
- Das Facebook-Bookmark vom Handy löschen.
- Wenn gar nichts hilf: Es gibt einige Tools, mit denen man die Internetverbindungen zu bestimmten Webseiten blockieren kann. Die Blockade ist natürlich nur temporär, einstellbar auf eine frei wählbare Zeit. Nutzt der Prokrastinator so ein Tool, existiert keine Möglichkeit mehr, Seiten wie Facebook aufzurufen.
Anti Prokrastinations-Tools für Browser (zum Blockieren bestimmter Websites auf Zeit):
Chrome: Leecheblock (https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/leechblock)
Firefox: StayFocused (https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji)
Safari: SelfControle (Eigentlich für MacOS X https://selfcontrolapp.com)
Internetexplorer: FocalFilter (http://www.focalfilter.com)
Einfach ausprobieren, die Installation dieser Plugins / Apps ist kinderleicht. Meiner Erfahrung nach helfen Website Blocker jedoch wirklich gut, wenn man seine Surfgewohnheiten verbessern möchte und sich entsprechend nicht mehr dem zeitraubenden Klicken auf Facebook hingeben will.
Auf Pinterest findet man eine schier unendlich und gefühlt niemals endende Flut von Bildern. Hier ist für jeden etwas dabei: Egal ob es um tolle Kochrezepte geht oder um eine Anleitung zum Lernen, abnehmen oder zum effektiveren Büroalltag. Ein ordentlicher Prokrastinator wird sich hier schnell gut aufgehoben fühlen.
Pinterest unterstützt ähnlich wie Facebook das sogenannte „Weiterklicken“. Man hangelt sich also praktisch von einer Information zur nächsten. Das schöne ist, dass Pinterest einem immer neue, thematisch passende Vorschläge für den nächsten Klick präsentiert. Es ist natürlich klar, warum Pinterest das macht, man soll sich möglichst lange auf der Website aufhalten bzw. möglichst lange in der App herumspielen. Für Pitnerest bedeutet eine längere Nutzung des Services das sie besser und mehr Werbung einblenden können. Für uns bedeutet ein langer Aufenthalt leider oft, dass wir wichtige Aufgaben liegen lassen oder wenigstens verschieben. Das wollen wir natürlich nicht, wir wollen keine Aufgaben aufschieben. Wir wollen unsere Aufgaben zeitnah und pünktlich erledigen. Also stellt sich die Frage, wie stoppen wir das Verlangen, den spannenden Informationen die Pinterest bereitstellt nachzujagen?
Das Rumlungern auf Instagram stoppen und Prokrastination vermeiden
Das ist eigentlich ganz einfach. Pinterest funktioniert auf dem Handy nur mit einer App. Also liegt es nahe, diese App einfach zu deinstallieren. Vielleicht denkst Du jetzt etwas in der Art wie „oh mein Gott, ich mag Pinterest aber, und will ab und zu auch mal meine Zeit damit vertrödeln“. Ok, das kann ich nachvollziehen. Aber hier geht es um Anti Prokrastination. Entweder Du willst die Ablenkungen in Deiner Umgebung reduzieren, oder eben nicht. Daher ist in diesem Fall meine Empfehlung ganz deutlich: Pinterest vom Handy schmeißen.
Notfalllösung: Wenn wirklich garnichts hilft, und Du dich nicht von Pinterest trennen kannst, gibt es noch eine weitere Möglichkeit. Um die Ablenkung durch Pinterest und die damit verbundene Gefahr von Prokrastination zu reduzieren, kannst Du dafür sorgen, dass sich Pinterest nicht immer aktiv in dein Bewusstsein drängt.
Das geht so: Erlaube es per Systemeinstellungen in deinem Handy nicht, dass Pinterest sich ständig meldet, sobald etwas neues und vermeintlich interessantes passiert.
Schritt zwei: Ordne deine Apps so an, dass sie nicht alle auf dem Screen deines Smartphones liegen, den Du als erstes nach dem Anschalten siehst. Hier gilt der alte Spruch „aus den Augen, aus dem Sinn“. Und das funktioniert auch bei modernen Dingen wie Handys. Wenn Du visuell nicht die ganze Zeit an Die Verlockungen und Ablenkung die Pinterest bietet erinnert wirst, dann wirst Du automatisch weniger schwach werden. Probiere es aus, es funktioniert. Dieser Tipp gilt, wie der erste Tipp, übrigens für alle Social-Apps und Nachrichtenkanäle, die uns tagein tagaus mit Informationen fluten.
Whatsapp kennt wohl jeder. Und jeder weiß, dass es manchmal nichts nervigeres gibt, als die ständige Berieselung mit Whatsapp-Messages. Jedes Mal darauf zu reagieren, wenn in irgendeiner Gruppe etwas geschrieben wird, ist eine sehr anschauliche Art von Prokrastination.
Das Problem ist, dass es praktisch IMMER jemanden gibt, der irgendetwas schreibt oder schickt. Wer kennt sie nicht, die ganzen süßen Katzenvideos, oder auch mal etwas derberes. Das schaut sich ja jeder gern kurz an.
Die Verlockung ist also groß, dass man immer darauf reagiert, wenn das Handy nach Aufmerksamkeit schreit.
Dieses verhalten führt allerdings nicht nur zu Prokrastination, sondern auch dazu, dass man immer wieder von der aktuellen Tätigkeit abgelenkt wird. Die Aufmerksamkeitsspanne wird dadurch sehr stark in Mitleidenschaft gezogen. Wer also produktiv sein möchte und mit hoher Konzentration an seinen Aufgaben arbeiten will, muss einen Weg finden, Whatsapp unschädlich zu machen. „Unschädlich“ ist an dieser Stelle genau das richtige Wort. Dienste wie Whatsapp haben neben dem beschriebenen Nachteil auch viele Vorteile. Sie sind beispielsweise kostenlos und ermöglichen es uns, unkompliziert und schnell mit anderen Menschen oder auch Gruppen Informationen auszutauschen.
Whatsapp zielgerichtet einsetzen um keine Zeit zu verschwenden
Um nicht der Prokrastination anheim zu falle und Whatsapp wirklich sinnvoll zu nutzen, sollte man sich im klaren darüber sein, dass es einen Unterschied zwischen privater Nutzung und der Nutzung von Whatsapp im Beruf gibt. Ist man beruflich unterwegs, kann die übermäßige Nutzung von Whatsapp dazu führen, dass man sich sehr von seinen beruflichen Aufgaben ablenken lässt. Unter Umständen segelt sogar eine Abmahnung ins Haus, wenn man seine Zeit auf der Arbeit mit dem Chatten mit Freunden, Bekannten oder der Familie vertrödelt. Das wollen wir natürlich nicht.
Im privaten Rahmen ist es meistens nicht so kritisch, wenn Du Whatsapp häufig nutzt. Allerdings sollte man sich hier auch darüber klar sein, dass es erstens nervt, wenn jemand die ganze Zeit auf seinem Handy rumtippt wenn man beispielsweise in einem Cafe sitzt. Da will man sich ja eigentlich nett unterhalten, und nicht mit einem Whatsapp-Zombie am Tisch sitzen.
Für den beruflichen Alltag ist es sinnvoll, sich ein paar Regeln zu überlegen, die dann das Zeitvertrödeln eindämmen. Solche Regeln können in etwa so aussehen:
- Auf der Arbeit nutze ich kein Whatsapp
- Ich nutze Whatsapps nur in den offiziellen Pausen
- Ich lege feste Zeitintervalle fest, nach denen ich mal schauen, ob jemand geschrieben hat
Ein Problem entsteht, wenn man Whatsapp auch im beruflichen Kontext benutzen will. Beispielsweise um mit Kollegen Informationen auszutauschen oder sich auch nur zur Mittagspause zu verabreden.
Tipp: Um Prokrastination auf der Arbeit zu vermeiden und Whatsapp dennoch sinnvoll zu nutzen, kann man alle Benachrichtigungen deaktivieren und dann bestimmte Gruppen oder Personen gezielt aktivieren. So verpasst Du keine Nachrichten von Kollegen oder Partnern und bist gleichzeitig nicht von Freunden und Familie abgelenkt.
Prokrastinatoion im privaten Umfeld, die durch Whatsapp entsteht zu vermeiden ist etwas schwieriger. Im Rahmen einer Arbeitssituation hat man den Vorteil, dass wir ein Ziel verfolgen. Das Ziel ist beispielsweise, dass effizientere Erledigen Abarbeiten von Aufgaben, ohne das wir ständig durch Ablenkungen aus dem Arbeitsfluss gerissen werden.
In der privaten Zeit fällt es vermutlich vielen Menschen sehr viel schwerer, sich von der ständigen Ablenkungsmaschinerie zu distanzieren. Wir sollten uns an dieser Stelle klar machen, dass es viele Vorteile bringt, wenn wir es schaffen Ablenkungen zu hinterfragen und zu ignorieren. Etwas weiter oben habe ich beschrieben, wie nervig und anstrengend Menschen sein können, die in Situationen mit anderen Menschen wie hypnotisiert auf ihr Smartphone starren. Man hebt sich damit aus der eigentlichen Situation heraus und kommuniziert mit allen möglichen anderen Personen, nur eben nicht mit dem Menschen, der gegenüber am Tisch sitzt.
Genau das wollen wir jedoch nicht. Erstens ist es sehr unhöflich, wenn man sein Gegenüber auf die Aufmerksamkeitswarteliste setzt und sich stattdessen mit der halben Welt auseinandersetzt. Noch unsinniger erscheint dieses Verhalten, da die Themen meist dann doch sehr unwichtig sind. Zweitens sollten wir uns ein mal verdeutlichen, wie man sich selber fühlt, wenn das Gegenüber das Gespräch oder die sonstige soziale Interaktion aufschiebt, mit einer niedrigen Priorität versieht und deutlich zeigt, dass es grad viele andere wichtigere Dinge gibt. Das ist kein schönes Gefühl. Zur zwischenmenschlichen Interaktion gehört auch das Gefühl, das der Andere einen als wichtig empfindet und gerne mit einem selbst interagiert. Fehlt dieses Gefühl, oder wird die Wichtigkeit der Interaktion massiv abgesenkt, entsteht ein Gefühl des „nicht gewollt Werdens“. Mann kann das Ständige Whatsapp-Checken also als ablehnendes Verhalten gegenüber dem Gesprächspartner interpretieren.
Besonders in Beziehungen kann dieses ablehnende Verhalten zu viel Unmut führen. Erfährt ein Partner oder eine Partnerin dauerhaft dieses Gefühl der Ablehnung oder Unwichtigkeit, wird dieses zu einer emotionalen Distanz führen. Das wieder einzufangen und auf ein besseres Niveau zu heben, wird vermutlich recht schwer und zeitintensiv. Gefühle lassen sich dummerweise nicht adhoc verändern. Um ein Gefühl der Ablehnung in ein Gefühl der Geborgenheit oder hoher Aufmerksam gegenüber seines Partners zu verändern, bedarf es viel Mühe, Empathie und Kontinuität.
Besser ist es also, das eigene Verhalten zu reflektieren und sich detaillierte Gedanken über das eigene Whatsapp-Nutzungsverhalten zu machen. Das hört sich im ersten Moment vielleicht etwas übertrieben an. In unserer heutigen Zeit erscheint es mir jedoch mehr als notwendig, den die Fähigkeit, unser täglicher Medienkonsum und die Nutzung von Social Media (wozu auch Whastsapp gehört) ein mal gehörig zu hinterfragen und die Auswirklungen im eigenen Leben zu analysieren und zu betrachten, wird weder in Schule noch Studium gelehrt. Dies ist aber ein wesentlicher Bestandteil eines gesunden und reflektierten Nutzungsverhaltens und der damit einhergehenden Medienkompetenz.
Ein Weg, um die negativen Effekte wie Prokrastination, Aufschiebeverhalten und der kurzen Flucht aus der aktuellen Realität zu reduzieren, kann die beschriebene Analyse der Nutzungsverhaltens sein.
Für eine solche Analyse benötigen wir nicht viel. Ein Blatt Papier, einen Stift und etwas Zeit reichen aus.
Prokrastination stoppen durch die Analyse des eignen Whatsapp-Nutzungsverhaltens
Um eine Analyse durchführen zu können, benötigen wir im ersten Schritt eine Datenbasis. Diese Daten können wir selbst erheben. Dazu fertigen wir eine kalenderartige Liste an. Jeden Tag unterteilen wir dabei in vier Abschnitte: Vormittag, Mittag, Nachmittag, Abend. Nun unterteilen wir die Zeitabschnitte in zwei weitere Bereiche. Ein Bereich wird das Logbuch für wichtige Aktivitäten und der andere Bereich wird das Logbuch für weniger wichtige Aktivitäten.
Die Tabelle kann in etwa so aussehen:
| Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag | Samstag | Sonntag | |
| Vormittag | |||||||
| Unwichtig | |||||||
| Wichtig | |||||||
| Mittag | |||||||
| Unwichtig | |||||||
| Wichtig | |||||||
| Nachmittag | |||||||
| Unwichtig | |||||||
| Wichtig | |||||||
| Abend | |||||||
| Unwichtig | |||||||
| Wichtig |
Nun beginnt der etwas aufwendigere Teil, die Datenerhebung. Um ausreichend Nutzungsdaten zu sammeln, sollten wir wenigstens 5 Tage, besser jedoch eine ganze Woche lang unser Nutzungsverhalten dokumentieren.
Für die Dokumentation benutzen wir die angefertigte Wochentagstabelle. Bei jeder Interaktion fügen wir einen Strich in der entsprechenden Zeile hinzu. Damit wir später unterscheiden können, ob wir Whatsapp wirklich nutzbringend einsetzen, müssen wir die Wichtigkeit der Nachrichten unterscheiden. Unwichtige Nachrichten sind etwa solche Nachrichten, die uns von unseren eigentlichen Aufgaben ablenken und keinen Mehrwert für uns bieten. Solche Nachrichten sind manchmal trotzdem gut. Beispielsweise ist eine Unterhaltung mit einem Freund ja nicht schlechtes. Es ist nur dann schlecht, wenn uns die Unterhaltung von wichtigen Aufgaben abhält und wir deshalb nicht gut im Job vorankommen oder im Worst Case Aufgaben verschieben und somit der Prokrastination Tor und Tür offen stehen.
Eine wichtige Nachricht könnte beispielsweise die Mitteilung eines Arbeitskollegen sein, der vielleicht aus Krankheitsgründen nicht an einem Meeting teilnehmen kann. Wann eine Nachricht wichtig ist, das obliegt dem eigenen Empfinden. Du musst also als erstes feststellen, was für Dich persönlich wichtige Nachrichten sind. Im Informationsmanagement gibt es eine Regel die beschreibt, was wichtige Informationen sind. Das sind genau solche Nachrichten, die einen hohen Informationsgehalt haben. Hierbei sollte die Information eine große Relevanz für den Empfänger haben und/oder neu sein. Das kann man in etwa auf die Nachrichten bei Whatsapp übertragen. Beispielsweise sind Gruppenchats meistens nicht sehr informativ. Dort geht es häufig um pure Unterhaltung und Katzenvideos. So etwas ist auch wichtig, aber kein Grund seine Aufgaben aufzuschieben.
Prokrastinations-Resüme nach einer Woche
Sobald Du eine Woche lang Dein Logbuch geführt hast, kannst Du deutlich sehen, wann und wie viel Du dich mit der Kommunikation über Whatsapp beschäftigst.
Nun gilt es, daraus neue Umgangsregeln abzuleiten.
Siehst du beispielsweise, dass Du Morgen (wo Du vermutlich bei der Arbeit bist) viele unwichtige Dinge per Whatsapp verschickst oder empfängst, kannst Du deine Produktivität vermutlich massiv erhöhen, wenn Du die Whatsapp-Nutzung während des Vormittags reduzierst oder ganz aufgibst. Wenn das nicht geht, kannst du auf das oben beschriebene Beispiel zurückgreifen und für Dich festlegen, dass Du nur jede Stunde ein Mal aufs Handy schaust.
Prokrastionation entsteht durch E-Mails hauptsächlich in Arbeitssituationen. Wer kennt das nicht, man ist gerade dabei eine Aufgabe anzugehen und es trudelt schon wieder eine wirklich wichtige Mail vom Chef oder von einem Arbeitskollegen rein.
Wir haben ja fast alle unsere Mailprogramme ständig offen. Das führt dann dazu, dass wir die E-Mails auch immer direkt angezeigt bekommen. Oder wenigstens einen Hinweis darauf bekommen, dass eine E-Mail eingetroffen ist. Prokrastination ist an dieser Stelle vorprogrammiert. Denn den Impuls zu kontrollieren, die E-Mail sofort zu öffnen, ist wirklich nicht einfach. Schlimmer noch ist es, wenn wir die aktuelle Aufgabe dann unterbrechen um uns erst mal um die Themen der E-Mail zu kümmern. E—Mails erscheinen uns seltsamer weise viel wichtiger, als das, was wir momentan bearbeiten. Hier einen gesunden Filter zu setzen ist also extrem wichtig. Sonst schaffen wir es kaum noch, unseren Aufgaben gerecht zu werden.
Mails lesen können wir kaum stoppen. Dazu ist dieser Kommunikationsweg zu sehr in unseren Arbeitsalltag eingebunden. Wäre reichlich dumm, wenn der Chef nach ein paar Wochen stutzig wird, weil wir einfach keine Mails mehr lesen. Also müssen wir Herr der Lage werden und Wege finden, nicht durch E-Maisl zu prokrastinieren, und wichtige Dinge aufzuschieben.
Das geht zum Glück relativ einfach. Wir brauchen nur einen guten Plan. Ähnlich wie bei Whatsapp, können hier einfache Regeln zur Nutzung von E-Mails wirklich weiterhelfen.
Als erstes sollten wir überlegen, wann wir eigentlich wirklich unsere Mails abrufen müssen. Wann sind über den Arbeitstag verteilt gute Zeitpunkte, zu denen wir uns um Mails kümmern müssen oder können?
Hier sind mehrere Aspekte wichtig:
- müssen wir ständig per Mail erreichbar sein?
- Reicht es, die Mails sagen wir mal 5 mal am Tag zu checken?
- Reicht es vielleicht sogar, wenn wir unsere Mails nur zwei Mal am Tag abrufen?
Ein weiteres Problem, das häufig in Prokrastination endet ist neben der ständigen Ablenkung durch E-Mails auch in der Behandlung von eigehenden Mails erkennen. Überlegen wir mal, was machen wir eigentlich mit den Informationen, die uns über den Tag verteilt ins Haus flattern?
Ein typisches Verhalten sieht so aus, dass man sofort die aktuelle Aufgabe unterbricht um nachzusehen, von wem die neue Mail geschickt wurde und ob der Inhalt wichtig ist.
Das alleine ist schon sehr störend für die Arbeit und damit auch für die eigene Produktivität. Was dann aber zusätzlich Prokrastination fördern kann, ist das darauf folgende Verhalten. Die meisten Menschen widmen sich umgehend dem Inhalt der neuen Mail. Daraus entstehen meistens Aufgaben. Das ist logisch, denn niemand schreibt eine Mail ohne etwas zu wollen oder etwas mitzuteilen. In beiden Fällen endet es meist für den Empfänger mit irgendeiner Art von Arbeit bzw. Aufgabe. Diese unterbricht dann die aktuelle Tätigkeit.
Das müssen wir unbedingt verhindern. Das Zauberwort heißt auch hier: Regeln.
Eine einfache, aber wirkungsvolle Regel besteht in der Priorisierung. Wenn wir uns schon durch E-Mails ablenken lassen, dann sollten wir möglichst schnell und systematisch die Wichtigkeit der resultierenden Aufgaben einstufen. Du solltest dich nur von wirklich wichtigen Dingen von deiner Arbeit ablenken lassen.
Vorgehen zur effektiven Mail-Handhabung für weniger Prokrastination und Ablenkung
Ich beschreibe hier ein Vorgehen, das Dir dabei helfen kann, weniger Ablenkung durch E-Mails zu erfahren. Dadurch kann es Dir auch helfen, weniger Prokrastination zu erleiden. Das ist nur logisch. Wenn Du konzentrierter an Deinen Aufgaben arbeiten kannst, also weniger Ablenkungen hast, wird es Dir auch leichter fallen über einen längeren Zeitraum effektiv zu sein.
Grob kann man das Vorgehen in drei Bereiche teilen:
- Festlegen von sinnvollen Kommunikationszeitpunkten
- Einstufen der Wichtigkeit von eingehenden Mails
- Umgang mit gelesenen aber noch nicht bearbeiteten E-Mails
Das ist kein Zauberwerk, sondern eine einfache aber auch effektive Waffe gegen den Zusammenhang von Prokrastination und Informationsflut und Ablenkungen durch Mails.
Erläuterungen zu den einzelnen Bereichen
Festlegen von sinnvollen Kommunikationszeitpunkten
Überlege, ob es wirklich wichtig ist, ständig per Mail erreichbar ist. Ist es für das Erfüllen Deiner Aufgaben wirklich notwendig, dass Du immer sofort eingehende Mails ließt? Ich vermute, dass dem nicht so ist. Also ergibt es Sinn, feste Zeitpunkte für das Abrufen Deiner Mails im Tagesverlauf festzulegen.
Du kannst beispielsweise Festlegen, dass Du alle zwei Stunden nach deinen neuen E-Mails schaust. Das reicht für die meisten Menschen völlig aus, um immer auf dem neusten Stand zu sein.
Einstufen der Wichtigkeit von eingehenden Mails
Wenn man wirklich etwas erreichen und schaffen will, muss man sich auf die Dinge fokussieren, die am wichtigsten sind. Das ist auch bei Mails nicht anders. Wenn Du E-Mails ließt, lege sofort fest, welche Priorität der Inhalt hat.
Mails mit wirklich hoher Priorität solltest Du sofort bearbeiten. Alle anderen E-Mails können warten, bis Du deine aktuelle Aufgabe beendet hast. Oder sogar vielleicht noch länger.
Umgang mit gelesenen aber noch nicht bearbeiteten E-Mails
Mails mit Prioritäten zu versehen, ergibt ein grundlegendes Problem. Das kennst Du vielleicht: Eine Mail, die offen ist, ließt man nicht unbedingt nochmal. Dumm ist es, wenn die Mail doch nicht ganz unwichtig war. Es könnte beispielsweise sein, dass Dein Chef irgendeine Information von Dir benötigt, die Du erst noch recherchieren musst. Solche Mails kennt jeder. Die Anfrage hat keine wirklich hohe Dringlichkeit, muss aber relativ zeitnah erledigt sein.
Wenn Du die Mail nicht markierst, besteht die Gefahr des Vergessens. Dann freut sich der Chef nicht besonders, und Du vermutlich auch nicht. Chefs lieben es nicht, wenn sie vergessen werden.
Also gilt es, Mails mit niedriger Priorität nicht zu vergessen. Das klappt entweder durch die Markierung als „Ungelesen“ oder durch eine ToDo-Liste. Welche Variante für Dich besser passt, musst Du herausfinden. Ich Markieren meine Mails als ungelesen, so habe ich immer einen guten überblick darüber, was noch unerledigtes in meinem Postfach schlummert.
Das Internet
Man könnte meinen, dass das Internet die Wurzel alles Übels ist. Jedenfalls wenn Es um Prokrastination geht. Eigentlich sind es aber wir selbst, die einen schlechten oder weniger optimalen Umgang mit dem Internet pflegen. Diesen Umgang können wir aber zum Glück selber beeinflussen.
Ob es der maßvolle und sinnvolle Umgang mit Kommunikationsmittels wie Whapsapp, E-Mail oder Social Media ist, oder der Umgang mit dem Informationsfluss, den uns das Internet beschert. Ohne eine aktive Auseinandersetzung mit den Herausforderungen unserer vernetzten und Modernen Zeit geht es nicht. Zu schnell lassen wir uns ablenken oder verlaufen uns schon bei der einfachsten Suchanfrage im Informationsjungle.
Um nicht in E-Mails, Messages und Blogartikeln unterzugehen, müssen wir unser Konsumverhalten regulieren. Das klappt meiner Meinung nach am besten mit den oben beschriebenen Hilfsmitteln. Grundsätzlich dürfen wir nicht vergessen, dass die neuen Medien aber nicht nur Negatives mit sich bringen. Bei einer reflektierten Nutzung können wir sie sogar sehr gut gegen Prokrastination und Aufschieberitis einsetzen. Nutze die Möglichkeiten also als Waffe gegen Faulheit und Arbeitsvermeidung und lass nicht zu, dass sie zum Fluch für dich werden und dein Leben negativ beeinflussen.